فائل جیبی

اس بات کا تعین کریں کہ آپ فائلوں کو کیسے بازیافت کرنا چاہتے ہیں۔
سب سے پہلے، آپ کو یہ فیصلہ کرنے کی ضرورت ہے کہ آپ فائلوں کو کیسے بازیافت کرنا چاہتے ہیں۔ کیا آپ چاہتے ہیں کہ فائلوں کو ایونٹ، موضوع، یا تقریری مصروفیت کے لحاظ سے ترتیب دیا جائے؟ ذہن میں رکھیں کہ آپ وسیع زمرے اور ذیلی زمرے استعمال کرنا چاہتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے، وسیع زمرے کے لیے ایک ہینگ فولڈ جنرل اور مخصوص ذیلی زمرہ جات کے لیے مینوئل فولڈر استعمال کریں۔ اس کی ایک مثال یہ ہو سکتی ہے کہ اگر آپ اپنے ذیلی ٹھیکیداروں کو منظم کرنا چاہتے ہیں۔ آپ کے مرکزی فولڈر کو کنٹیکٹرز کہا جائے گا۔ منیلا فولڈرز (ملحق لنک) آپ کے کاروبار کے ساتھ کام کرنے والے ذیلی ٹھیکیداروں کے نام ہوں گے۔ آپ دستی فولڈر میں ایک نوٹ شامل کر سکتے ہیں جس میں فائل واپس کرنے والے لوگوں کی مدد کے لیے ہینگنگ فولڈر کا نام لکھا ہوا ہو۔

ہر ایک ہینگنگ اور منیلا فولڈر پر لیبل لگائیں۔
لیبل کے عنوانات کی نقل آپ کی فائل کو صحیح ہینگ فولڈر میں رکھنے میں مدد کرے گی۔ اگر آپ منیلا فولڈر کو ہٹاتے ہیں، تو آپ کو معلوم ہو جائے گا کہ جب آپ کو اسے واپس کرنے کی ضرورت ہو تو اسے کس حصے میں رکھنا ہے۔ اس کی ایک مثال کسی فائل کو کلائنٹ کا نام دینا ہے، جیسے "جان سمتھ"۔ جان سمتھ کے پاس ایک ہینگنگ فولڈر اور منیلا فولڈر ہوگا۔ لہذا، اگر کوئی فولڈر کو ہٹاتا ہے، تو دوسرے شخص کو معلوم ہوگا کہ یہ غائب تھا۔

اسی لیبلنگ سسٹم کے ساتھ رہیں
ہم فولڈر میں ٹیگ شامل کرتے وقت دو اختیارات رکھنے کے لیے ہینگنگ فولڈر استعمال کرتے ہیں۔ آپ مواد کو سامنے میں شامل کرنے کے لیے ہینگ فولڈر کے پچھلے حصے میں ایک ٹیگ شامل کر سکتے ہیں۔ یا، آپ ٹیگ کو ہینگنگ فولڈر کے سامنے شامل کر سکتے ہیں اور کاغذات اور فولڈرز کو ٹیگ کے پچھلے حصے پر رکھ سکتے ہیں۔ اگر آپ ٹیب کے پیچھے فرنٹ ٹیگز اور فائلز استعمال کرتے ہیں تو مستقل رہیں۔ اگر آپ مخصوص فولڈرز کے لیے رنگین فولڈر استعمال کرتے ہیں تو ان رنگوں کا استعمال جاری رکھیں۔ اندر کی فائلیں اور ہینگ فولڈرز (ملحق لنک) آپ کے وسیع زمروں کے لحاظ سے ایک ہی رنگ کے ہونے چاہئیں۔

نئی فائلوں کے لیے دراز میں جگہ چھوڑ دیں۔
فائلوں کے لیے جگہ بنانے کے لیے ہر سال صاف کرنے سے نہ صرف آپ کے فائلنگ سسٹم کو موجودہ رہنے میں مدد ملے گی، بلکہ یہ آپ کے سسٹم کو اس سال جو کچھ ہو رہا ہے اس کے ساتھ مزید بہتر بنائے گا۔ ہم اس بات کا اندازہ نہیں لگاتے ہیں کہ فائلنگ کیبنٹ میں ہمیں کتنی جگہ کی ضرورت ہے۔ (ملحق لنک)۔ لیٹرل فائلنگ کیبنٹ اچھی طرح سے کام کرتی ہیں اور بہت ساری فائلیں اسٹور کرسکتی ہیں۔

کاغذ کو فولڈر میں رکھیں تاکہ آپ ٹیبز دیکھ سکیں
فائلنگ سسٹم کا ایک اور موثر طریقہ یہ یقینی بنانا ہے کہ کاغذات فولڈر میں صحیح طریقے سے فائل کیے گئے ہیں۔ جب فائلنگ کیبنٹ (ملحق لنک) بھر جاتا ہے، تو کاغذات ہینگنگ اور منیلا فولڈرز (ملحق لنک) کے ٹیب کو چپکنے اور چھپانے کا رجحان رکھتے ہیں۔ لہذا، فولڈر کو باہر نکال کر، کاغذات کو اس میں رکھ کر، اور پھر اسے فائل کرنے سے کاغذات کو نیچے دبانے میں ایک اضافی منٹ لگنا آپ اور آپ کے عملے کے لیے فائل کے نام کا آسان نظارہ کر دے گا۔

ہر فائلنگ کیبنٹ دراز کے باہر لیبل لگائیں۔
یہ آنکھوں میں درد کی طرح لگ سکتا ہے، لیکن فائلنگ روم میں چیزیں تلاش کرنے والے لوگ آسانی سے صحیح دراز کو تلاش کر سکتے ہیں جب اس پر باہر سے لیبل لگایا جاتا ہے۔ ہر دراز پر ایک وسیع عنوان کے ساتھ لیبل لگائیں تاکہ آپ کو اور دوسروں کو صحیح دراز کو زیادہ تیزی اور بغیر تکلیف کے تلاش کرنے میں مدد ملے۔ مخصوص نہ ہو۔